หนึ่งปีแรกในบทบาทหัวหน้าทีม บทเรียนที่ไม่มีในคู่มือ

ผมรับบทหัวหน้าทีมแบบไม่ค่อยพร้อมเท่าไหร่ โปรเจ็กต์วิ่งอยู่แล้ว คนก็หลากหลาย สไตล์การสื่อสารชนกันทุกสามวัน เดือนแรกคือมึน ต่อให้เคยอ่านหนังสือการจัดการมาก่อน พอมันเป็นคนจริง ๆ พร้อมอารมณ์จริง ๆ คู่มือทั้งหลายก็เงียบไปชั่วคราว

บทเรียนแรก: ประชุม 1:1 สำคัญกว่าที่คิด การได้คุยกันตัวต่อตัวสั้น ๆ สัปดาห์ละครั้งช่วยระบายแรงกดดันที่มองไม่เห็น คนบางคนไม่ได้อยากแก้ปัญหาทันที แค่อยากให้มีที่วางความคิดชั่วคราว ผมก็เลยฝึกฟังให้จบก่อนค่อยถาม และบันทึกสิ่งที่รับปากไว้ ไม่ปล่อยให้หายไปในแชต

บทเรียนสอง: บอกความคาดหวังให้ตรงและง่าย เราเคยคิดว่าทุกคนเข้าใจเป้าหมายเดียวกัน แต่จริง ๆ แล้วคำว่า “เสร็จ” หรือ “ดีพอ” ของแต่ละคนไม่เท่ากัน การนิยาม Definition of Done แบบบ้าน ๆ ที่ทีมใช้ร่วมกันช่วยลดการตีความผิดพลาดได้เยอะ

บทเรียนสาม: ปกป้องเวลาทำงานลึกของทีม ผมเริ่มบล็อกปฏิทินเป็นช่วง Focus ที่ทั้งทีมไม่ลากกันเข้าประชุม และยอมให้บางงานเดินช้าลงเพื่อเก็บคุณภาพที่สำคัญกว่า เสียงบ่นช่วงแรกมีบ้าง พอผลลัพธ์ชัดขึ้นทุกคนก็เข้าใจเอง

บทเรียนสี่: ยอมรับว่าเราก็ผิดพลาดได้ พลาดแล้วบอกตรง ๆ ปรับทันที อย่าปล่อยค้าง บางครั้งผมตัดสินใจเร็วเกินไปเพราะกลัวช้า สุดท้ายต้องย้อนกลับมาซ่อมสองรอบ เสียเวลากว่าเดิมอีก เดี๋ยวๆ ก็เรียนรู้ใหม่อยู่เรื่อย

ปลายปี ผมชวนทีมสรุปบทเรียนของตัวเองแบบสั้น ๆ แล้วเอามาวางรวมกันบนผนัง เปิดเพลงเบา ๆ ชงกาแฟเอง บรรยากาศชิลและจริงใจอย่างประหลาด เราพูดถึงสิ่งที่ทำได้ดี สิ่งที่พลาด และสิ่งที่อยากลองในปีหน้า ไม่มีไส้ในลึก ๆ มากนัก แต่พอให้ทีมเห็นกันและกันมากขึ้นกว่าตอนนั่งหน้าจอ

สุดท้าย ผมยังไม่ใช่หัวหน้าทีมที่เก่ง แต่พอรู้แล้วว่าหน้าที่หนึ่งของคนแบบเราคือทำให้คนในทีมได้เห็นคุณค่าของตัวเองชัดขึ้น และไม่ถูกงานกลบจนหายใจไม่ออกเกินไป ถ้าทำได้เท่านี้ก็ถือว่าเริ่มถูกทางแล้วสำหรับปีแรกที่ไร้คู่มือ

รายละเอียดเล็ก ๆ ที่กลายเป็นเครื่องมือประจำปีแรก:

• “เอกสารหนึ่งหน้า” สำหรับโปรเจ็กต์ใหม่ ทุกอย่างอยู่หน้าเดียว: เป้าหมาย, ขอบเขต, ความเสี่ยง, คนรับผิดชอบ ช่วยให้ประชุมเริ่มเร็วและจบไว
• วันพุธปลอดประชุม (Focus Wednesday) ถ้าจำเป็นต้องประชุมให้สั้นไม่เกิน 30 นาที และต้องมีบันทึกหลังจบเสมอ
• แชนแนล #wins-of-the-week ให้ทีมมาเล่าว่าสำเร็จเล็ก ๆ อะไรในสัปดาห์นี้ แม้จะเป็นเรื่องเล็กมากก็ได้ เช่น ปิด ticket เก่าที่ค้างมาสามเดือน หรือช่วย QA ลดบั๊กปูด ๆ ลงได้
• 1:1 แบบเดินคุย ถ้าสภาพอากาศดี ผมชวนเดินรอบตึก 15 นาที เพราะคนบางคนพูดความจริงเก่งขึ้นเมื่อไม่ได้จ้องจอ

เรื่องที่ผิดพลาดแล้วอยากจำไว้ไม่ให้ซ้ำ: เคยประกาศ timeline โดยไม่เช็คความพร้อมของทีมครบถ้วน คิดว่าความตั้งใจจะพาไปถึง แต่สุดท้ายต้องขยับเดดไลน์และทีมเสียความเชื่อใจบางส่วน แก้ด้วยการเพิ่ม “สัปดาห์กันชน” ลงในแผนทุกครั้ง และบอกผู้มีส่วนได้ส่วนเสียตั้งแต่ต้นว่ามี buffer นี้อยู่เพื่อคุณภาพและสุขภาพของทีม

การให้ฟีดแบ็กเป็นศิลปะที่ผมยังฝึกอยู่ สิ่งที่ได้ผลคือการ “แยกคนออกจากงาน” พูดชัด ๆ ว่าเรา feedback พฤติกรรม/ผลลัพธ์ ไม่ใช่ตัวตน และปิดท้ายด้วยการย้ำความเชื่อว่าคนคนนั้นเติบโตได้จริง ตัวอย่างเช่น “PR รอบนี้มีจุดที่รีวิวยากเพราะ commit ใหญ่เกินไป ครั้งหน้าเราอยากเห็น commit ย่อยลง เพื่อให้รีวิวเร็วขึ้น เราเชื่อว่าคุณทำได้ เพราะ sprint ก่อนหน้านี้คุณเคยแบ่งได้ดีมาก”

ขอเขียนถึงบทบาทที่มักโดนลืม: คนเงียบ ในทีมห้าคนมักมีหนึ่งคนที่พูดน้อยแต่คิดเยอะ ผมพยายามเว้นที่ว่างให้คนแบบนี้พูด โดยส่งหัวข้อประชุมให้ล่วงหน้า และถามปลายเปิดโดยไม่จี้ เช่น “มีอะไรที่เรายังไม่เห็นไหม” หลายครั้งคำตอบจากคนเงียบช่วยให้ทีมเลี่ยงหลุมขนาดใหญ่ได้ทัน

ความสุขเล็ก ๆ ของหัวหน้าทีมปีแรกคือวันที่ทีมช่วยกันแก้ปัญหาโดยที่เราแทบไม่ได้พูดอะไร นั่งจิบกาแฟแล้วดูทุกคนผลัดกันอุดรูรั่วคนละช้อนเล็ก ๆ แล้วงานก็เดินไปข้างหน้าเอง ความรู้สึกตอนนั้นเหมือนได้เห็นเครื่องยนต์ติดเรียบ ๆ เป็นเสียงที่นุ่มกว่าตอนเราตะโกนสั่งให้เครื่องทำงานมากนัก

ถ้าย้อนกลับไปบอกตัวเองวันแรกที่รับบท ผมจะบอกว่า: “อย่าพยายามเก่งทุกอย่าง ให้เก่งในสิ่งที่ทีมต้องการก่อน” ซึ่งส่วนใหญ่คือการเคลียร์ทางให้คนทำงาน ไม่ใช่ลงไปทำแทน พอทำได้เท่านี้ คนในทีมจะค่อย ๆ เอาพลังดีที่สุดของเขามาวางบนโต๊ะเอง หน้าที่เราคือรักษาโต๊ะนั้นให้มั่นคง สะอาด และอบอุ่นพอที่ทุกคนอยากนั่งทำงานร่วมกันนาน ๆ